在庫をコントロールすることは、経営を円滑に進めることにつながります。在庫の管理は非常に難しく、適性値をキープすることは困難を極めます。特に、管理表や伝票を用いたアナログ志向の管理では限界が訪れるでしょう。
以下の記事でも紹介しているように、システムの導入は、商品在庫の見える化をする上でとても重要となっています。
在庫管理システムを導入し、全てデジタル上で管理。業務の軽減及びコストの削減を実現できると期待に胸を膨らませた方も多いでしょう。しかし、夢もつかの間、在庫管理システムの導入に失敗という現実に直面した方は多いです。
なぜ、導入に失敗したのか？今回は、導入における盲点を中心に4つの原因をまとめてみました。導入段階や導入後の動きを改めて確認した上で、原因を見つけ対策を行ってください。
1.フローが確立する前のシステム導入
在庫管理は販売フローのひとつです。この中でも、在庫管理は重要な役割を果たします。不要な在庫を持ってしまえば、それだけのコストが発生。必要な時に在庫がなければ売上が減少。このバランスを取るのが在庫管理の役目です。
在庫管理システムを導入することで、スポット的にこの問題が解決します。これに安心してしまい、販売フローのセクションのひとつだということを忘れてしまうケースが多いです。
全体のフローが確定していない状況下での導入は非常に危険です。なぜなら、導入は簡単ですが失敗した際のフォローは大変だからです。在庫管理を従来の形式に戻す手間を考えれば自ずと答えは出るでしょう。
新たにコストや人件費が発生し、元の状態に戻ってしまいます。そして、全体のフローにも影響が出るため、慎重に行う必要があります。
もし、在庫管理システムを導入するなら入念な下調べのもと導入する。または、販売フロー全体を移行するなど導入までの準備が重要です。手間を惜しまずに、現状が知った上で導入すれば、リスクヘッジすることが可能になります。
導入においてシステムのメリットに注目してしまうというのは皆さん変わりません。しかし、そこから一歩を引いて未来を見据えた導入を考えましょう。導入に失敗する企業とそうでない企業に大きな違いはありません。小さな違いの積み重ねが大きな違いを生み出しているのです。
2.手動入力を意識していなかった
在庫管理システムは全て自動で動いている訳ではありません。既存の在庫管理を移行する際にデータ入力が必要になります。また、新たに在庫が動いた場合も状況によってデータ入力が必要です。
この手動入力の点を加味せずに導入したというケースが意外にも多いです。便利になればなるほど思わぬ点で足元をすくわれることがあります。データ入力の情報を元にシステムは自動的に判断を行います。
もし、ここで情報を間違えていれば、それはシステムエラーではなくヒューマンエラーです。
エラーの責任が明確になっている場合、すぐに事態は収束します。しかし、連鎖的に失敗する要因としてデータ入力の体制が整っていないケースが多いです。例えば、データ入力を外部に発注していたり、最終的な確認する責任者がいなかったりした場合、事態はより複雑になります。
もし、データ入力を外注しているなら社内にチェックチームを設ける。全ての入力が終わったら最終的な確認をする責任者を配属するなど施策が必要です。あらゆるケースに対応できるように万全な準備をしておきましょう。
手動入力にミスを回避したいなら、バーコード読み込みを行っているシステムを選びましょう。ハンディターミナルを利用し、商品のバーコードをスキャンして管理を行います。手動に比べて大幅にミスを防ぐことが可能です。
常に自社にとって、どんなシステムが最適か考えることは重要です。手動入力か読み込みによる入力か自社分析を行いながら、システムの最適解を導き出してください。
3.ルールの制定を明確に行っていない
世の中には多くのルールが存在しています。在庫管理システムを扱うときもルールが必要です。このルールを制定することで将来的にも安定した運用が可能になります。ルールに穴があれば、将来的に問題が発生することが多いでしょう。万が一、逃れたとしてもそれは何らかの形で現れてきます。
ルールは秩序や機能を維持するためにあります。
在庫管理という販売フローに欠かせないセクションにとってルールは重要です。ルールを制定する際に意識したいのは、システム全体のルールです。まず、これらを円滑に進めるならマニュアルを作りましょう。
マニュアルによってルールを明確にして、基盤を固めることが重要です。ルールを作るときは、何か起きたことを想定し制定してください。そして、実際に運用時に問題が発生しないか導入段階で確認しましょう。
最初は、スモールスタートが肝心です。小さい規模からルールを用いた運用を始めて、特にルールに問題がなければ、そのまま導入してください。
また、マニュアルは年一度程度更新をして、運用中に気づいた点を修正しましょう。担当者が変わった際もスムーズな移行ができるように誰にでも分かるルールの制定をしてください。
4.システムの特徴を理解していなかった
在庫管理システムは多くの業者から提供されています。なんとなくシステムを選んでしまうと、自社の在庫管理と合わないといったケースが出てきます。例えば、アパレル系や製造系、印刷系など業種によって管理形態は変わりますよね。そのため、自社の在庫管理に最も近いシステムを選ぶ必要があるのです。
また、システムの特徴を理解せずに導入し、後々拡張性が必要になりコストが発生するなど経済的に負担がかかります。他にも、在庫の規模が変わることを想定せずに、思わぬコストが発生する場合もあり、注意する必要があります。
システムの特徴を把握していないことによる損失。そして、システムを体系的に見定めていないことによる損失と、不都合が多いです。こういった状況を防ぐためにはシステムの特徴や機能、拡張性、将来的なコストを把握することが肝心です。
自社に合わないシステムを選ぶ原因はほとんどが調査不足です。システムのメリットに注目するよりも、自社に導入した場合のメリットを意識してください。紹介されているメリットは全ての企業に当てはまるわけではありません。そのため、できるだけ自社を通して考えることでリスクを減らすことが可能です。
正しくシステムの特徴を理解して導入の失敗を防いでください。より良いシステムを導入したいなら情報をしっかりと理解する必要があります。
まとめ
在庫管理システムの導入が失敗する4つの原因を紹介しました。販売フローは全体の流れが重要です。在庫管理システムのみに特化した場合、全体の流れが円滑に進みません。また、在庫管理システムを疎かした場合も、全体の流れに影響が出ます。
将来まで安定した運用をするなら、全体のフローを考えて導入してください。本記事に記載した失敗の対策を見ながら、原因をひとつずつ潰していきましょう。
在庫管理は販売の要です。上手に在庫管理システムを導入すれば、管理業務のコストを大幅にカットできます。さらに、業務に対する時間を別のフローに充てることも可能です。在庫管理システムをしっかりと理解して、より良い運用を実現してください。
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