経営コラム

システムを導入すれば人間関係が良くなるってホント?

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システム導入と人間関係には因果関係があるのでしょうか?マンパワー不足で多忙となっている会社は、人間関係がギスギスしがちだといわれていますので、まんざら無関係ではなさそうです。システムと人間関係の相関性について紹介します。

業務効率が悪いと人間関係に悪影響?

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システム導入をしていない会社は、業務をアナログ手法で行っていることになります。その結果、業務を最適化しておらず、業務効率が悪い状態となっているのです。繁盛している会社や、成長途上にある会社の場合には、マンパワー不足となっているケースがあり、多忙によって人間関係がギスギスしている場合が多いのです。

マンパワー不足が人間関係に悪影響となる典型例は「多忙で頼みごとをしづらい」「新人に教育する時間がない」「残業が増えると睡眠不足でイライラしがち」などがあげられます。

多忙で頼みごとをしづらい

仕事をする上では、部署間で頼みごとをしなければならないケースがあります。たとえば営業の場合、外回りに出なければならないため、内勤担当者に「この見積もり依頼を仕入先にしておいていただけますか?」「顧客への納期回答のメールをお願いします」など、依頼するケースがあるでしょう。

しかし、頼まれた側が多忙を極めている場合「それって私の仕事ですか?」と反発されることもあるでしょう。多忙な会社は仕事の線引きも曖昧な傾向がありますので、人間関係を悪くしがちなのです。

新人に教育する時間がない

入社間もなく、右も左も分からない新入社員の場合、しっかりと教えてもらわなければ、仕事を覚えることができません。しかし、上司や先輩が多忙であれば、「見て覚えろ」というケースもあるのです。

結果的になかなか仕事が覚えられず、双方がストレスを抱えることになります。質問のタイミングが悪い場合にも、双方のフラストレーションが貯まるため、人間関係が悪化します。

残業が増えると睡眠不足でイライラしがち

残業多い会社の場合には、社員の疲労は貯まる一方です。社員の睡眠時間が短くなれば、社員はイライラしやすくなるでしょう。休みの日だけで睡眠不足を解消するのは、科学的に難しいとされていますので、なるべく毎日社員を早めに帰らせる必要があります。つまり、業務効率を上げて、社員に負担をかけないことも、人間関係構築にとっては重要なことなのです。

業務効率を改善すると人間関係が良化する

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業務効率を改善すると、仕事の能率が上がるだけでなく、人間関係が期待できます。人間関係が良くなると、チームワークも良くなり、仕事の能率がさらにあがることでしょう。つまり、善循環が生まれるのです。

では、どうして業務効率が上がると人間関係が向上するのでしょうか?その理由として「時間と心にゆとりができる」「クリエイティブな会話ができる」「目標に集中できる」をあげたいと思います。

時間と心にゆとりができる

業務効率が上がると、社員に時間のゆとりと心の余裕ができます。その結果、他部署に依頼しなければならない仕事も減りますし、他部署から依頼されてもしっかりとこなすことができます。また、新人教育する時間を割くこともできますので、早く仕事を覚えてくれやすくなります。早く戦力になってくれれば、また時間と心のゆとりができますので、自分がやるべき仕事に集中できるでしょう。

このようなゆとりがあることで、変にギスギスすることもなく、良好な人間関係を築くことが可能です。

クリエイティブな会話ができる

社員が時間と心にゆとりを持てるようになれば、クリエイティブな取組に着手することが可能です。建設的な意見交換もしやすくなりますし、新たな顧客や仕入先の獲得法を提案してくれるかも知れません。

時間のゆとりを持つ意味は、単に社員に楽をさせるものではなく、新たなチャレンジに割くことです。システムによる時間効率を図るだけでも、年間トータルで莫大な時間を節約することが可能です。社員の時間給に換算すると、大きな資本を手に入れたと考えることもできるでしょう。このような、前向きな社風が、人間関係をより良いものにしてくれるかと思います。

目標に集中できる

社員が目標に集中しやすくなるという恩恵もあります。会社が具体的な目標を持っているのであれば、それに向かって邁進する必要がありますが、多忙を極めている場合には、目先の仕事で一杯となります。

目標に向かって一丸となることで、強い連帯感も生まれますので、時間効率によって目標に向かうということは、人間関係という意味でもとても重要です。

人間関係が良くなるシステム導入法とは?

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使いにくいシステムを導入してしまうと、これまた人間関係にヒビを入れかねません。システムを使える人と使えない人の間で温度差が出るからです。そのため、システムを導入する場合には、初心者でも扱えるシステムを検討する必要があります。

また、各部署の業務を一元化できるシステムは、業務上の齟齬(そご)を回避してくれるため、他部署との間のトラブルを防ぐことも可能です。

初心者でも扱えるシステム

システム導入は、初心者でも扱いやすいものを導入しましょう。テクノロジーにアレルギーを持っている社員は、画面が見やすいものや、操作がシンプルなものでなければ使いづらい思いをします。誰でも使えるような、簡単なシステム導入はとても重要なポイントです。

各部署の業務を一元化できるシステム

せっかくシステムを導入して、各部署が便利に使っていたとしても、それらのシステムが連動していなければ、効果は半減してしまいます。しかし、意外にも部署間で連動していないシステムを利用している会社は多いのです。

システムが連動していないと、その穴埋めに人的作業が発生するので、最初から連動しているシステムを導入しましょう。

まとめ

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システムを導入すると、業務効率につながります。今までマンパワー不足で人間関係がギスギスしていた会社でも、システム導入によって円滑な人間関係となることも珍しくありません。業務効率とチームワークの一石二鳥と成り得ますので、ぜひ効果的なシステム導入を検討してみましょう。

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目次

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  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
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