生産性が低い原因は、時代遅れのツールにあり？

「今までと同じように仕事をしているのに、最近はどんどんライバル企業に差をつけられてしまう」「他社に比べてうちの会社の生産性が低い」そんな悩みを抱える経営者の方はいらっしゃいませんか？

その悩みの原因は、あなたの会社で使っている時代遅れのツールにあるかもしれません。スペックの低いパソコンや、古いソフト、システムをいつまでも使っていると、知らないうちにライバル会社に生産性で大きな差をつけられてしまう可能性があります。そんな問題を解決するのが「省力化」です。

省力化とは

省力化とは、「同じ成果を少ない努力で出す」ための活動です。

省力化のヒントは、道具を磨くこと。PCやソフト、システムを見直し、時代遅れのものを一新することで、生産性を向上させることができます。

突然ですが、リンゴの皮むきは得意でしょうか？私は苦手なので、いつも時間と手間がかかってしまう上、デコボコとした不格好なリンゴになってしまいます。

しかしこのような道具を使うと、リンゴの皮むきが苦手な私でも手早く綺麗に、そして確実にリンゴを剥くことができるようになりました。このように、経営の場面でも道具を見直すことで生産性が著しく変わることがよく起こっています。

省力化するメリット

メリット1 「作業を効率化できる」

中小企業の仕事を助ける様々なクラウド型ITツールが登場しています。今まで紙ベースで行っていた仕事をITツールに置き換えることで、作業を効率化することができます。

例えば、社員のスケジュール管理を紙ベースで行っている会社があるかもしれません。スケジュール管理ツールを導入すれば、どんなデバイスからも社員のスケジュールが確認できる上、タスクのリマインダー機能を使って部下のタスクを管理することもできます。

また、誰がやっても同じアウトプットになる「作業」も、ITツールで自働化することができます。人件費削減になる上、社員は創造性のある仕事に専念することができるようになるため、会社の生産性が高まります。

メリット2 「より安全な経営ができる」

より安全な経営のためにも、省力化は必要です。

例えば、トヨタでは経営者が必要な情報にすぐアクセスできるように社内SNSのChatterを利用しています。こうして、東日本大震災の時にも、被災地にいた社員からすぐに情報を集めることができ、経営者は的確な経営判断を下すことができました。

また、顧客データを自動的に分析してくれるBIツールなども登場しています。優秀な経営者たちは、より安全な経営をするためにITツールを活用しているのです。

メリット3 「ライバル企業に差をつけることができる」

中小企業庁調査室が毎年発表している中小企業白書によると、高収入企業には「IT投資を積極的に行っている」という共通の特徴があるそうです。

営業力強化や売上拡大といった効果が見込めるにも関わらず、人材不足や効果がわからないこと等を背景に、日本の中小企業では他の先進国に比べIT投資が進んでいません。これはつまり、今IT投資に力を入れれば、他の企業に差をつけられるということです。

ライバル企業の一歩先を進むためにも、IT投資は不可欠な要素です。

まとめ

以上、省力化の定義とメリットをご紹介しました。今まで使っていたツールを捨てるのは勇気がいりますが、あなたの会社の生産性を高めるために、省力化は必須です。

時代遅れのツールを使っている経営者の方は、積極的に省力化に取り組みましょう。次回の記事では、省力化しないことで社内に起こりがちな問題をご紹介します。