データは一括管理されていますか？

「ファイルやドキュメントを一括して共有できないだろうか…」こういった悩みを抱える経営者は多いと思います。

個人それぞれがデータを管理していると、いざ使いたいデータを引き出すのに手間がかかったり、誰がどのデータを管理しているのかが見えません。今回はそういった悩みを一挙に解決できるオンラインストレージサービスをご紹介します。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとはインターネット上で、写真や音楽、ドキュメントなどのファイルを共有できるサービスです。ネット環境が整っていれば、いつでもどこでも閲覧・共有が行えるので個人間でのファイル・データの行き来を省き、作業効率をあげられます。

また、大容量のファイルを容易にやり取りできるのも大きな特徴です。メールでファイルを送るとしても、大きすぎるデータだと弾かれてしまうことはよくあるかと思います。しかし、ストレージ上では共有したいデータのURLを共有するだけで、ファイルの閲覧が可能になります。

現在オンラインストレージサービスは、数多く展開されていますが、その中でも使いやすいものをご紹介します。

1.Google Drive

>>>https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

こちらはGoogleが提供するストレージサービスなので、Google+やGoogle Docsなどのサービスと連携させることが可能です導入するにはGoogleアカウントを作成する必要がありますが、Gmailなどをすでに使用していればスムーズに導入できます。 Googleドキュメントやスプレッドシートを同時に活用することで、グループワークをより円滑に進められるのもポイントです。

無料で使える容量：15GB

ファイルの保存期間：無期限で保存可能

1ファイルの最大アップロード容量：10GB

スマートフォン対応：○（iPhoneアプリ / Androidアプリ）

2．Dropbox

>>>https://www.dropbox.com/ja/

オンラインストレージサービスでは定番のDropboxです。耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか？ メールアドレスを登録するだけで利用が可能です。シンプルで使いやすいのが特徴で、それを証明するかのように2013~2015年の個人向けオンラインストレージの利用者数調査では連続1位を獲得しています。

利用開始時点で使える容量は2GBですが、友達を1人招待する毎に500MB増やすことが可能です。また、招待された人の容量も同じく増えるので、社内で使うメンバーを招待して容量を増やしつつ、導入するといった使い方ができます。

無料で使える容量：2GB（友達招待で最大16GBまで拡張可能）

ファイルの保存期間：無期限で保存可能

1ファイルの最大アップロード容量：300MB

スマートフォン対応：○（iPhoneアプリ / Androidアプリ）

3.One Drive

>>>https://onedrive.live.com/about/ja-jp/

マイクロソフトが提供しているサービスなので、利用するにはマイクソフトアカウントを発行します。HotmailやOutlookのメールアカウントを所有していればそちらからでも利用可能です。

同社製品だけあってOfficeとの親和性は非常に高く、Officeアプリをスマートフォンもしくはタブレットにインストールしていれば、データの修正が出先でも可能になります。

無料で使える容量：5GB

ファイルの保存期間：一年以上ログインしていない場合、データが削除

1ファイルの最大アップロード容量：300MB

スマートフォン対応：○（iPhoneアプリ / Androidアプリ / WindowsPhoneアプリ）

4．MEGA

>>>https://mega.nz/#start

こちらはニュージーランドのMega Limitedが開発したオンラインストレージサービスです。日本語対応がしっかりされており、無料で50GBまで使用できるのがポイントです。

Windowsを始め、Firefoxアドオン、GoogleChrome拡張機能も用意されているため汎用性が高いです。シンプルなデザインで使いやすく、1ファイル当たりのアップロード上限も特にないのでデータ倉庫としても使えます。

無料で使える容量：50GB

ファイルの保存期間：無期限

1ファイルの最大アップロード容量：特になし

スマートフォン対応：○（iPhoneアプリ / Androidアプリ）

5.4shared

>>>http://www.4shared.com/

1ファイル当たり2GBまでのファイルやドキュメントをアップロード・共有が可能なオンラインストレージサービスです。メールアドレスとパスワード入力してサービスの利用が始められます。

アカウント発効後に専用ソフトのインストールを推奨されますが、ソフトがなくても使用できるので必要でない場合はインストールしなくても構いません。

無料で使える容量：15GB

ファイルの保存期間：180日間ログインしなかった場合、削除

1ファイルの最大アップロード容量：2048MB

スマートフォン対応：○（iPhoneアプリ / Androidアプリ）

終わりに

これまで紹介してきたサービスはどれも簡単に使用することができ、かつ無料なのでまずはそれぞれ試してみて、自分の会社に合うものを見極めても良いかと思います。

個人がバラバラにデータ管理をしていると、手間と時間がかかり、業務全体の効率を下げてしまいがちです。現在は使ってみると便利な管理ツールがたくさんあるので、あなたの会社でもデータ管理の一元化をしてみてはいかがでしょうか？