中小企業のシステム導入が加速していく中、システム導入に失敗する企業も少なくありません。顧客管理や営業支援などシステム導入の効果を最大限に発揮するためには、どのような事に気を付けなければならないのでしょうか。今回は中小企業を中心に、システム導入で失敗をしないために考えるべきことについてまとめます。

1. 業務の分析が大切

システムを導入する前には、既存業務の分析を十分にしておかなければなりません。システム導入前に分析が必要な理由は、大きく以下の２つに分けられます。

導入効果を見えるようにする

システム導入によって、売上アップやコスト削減のような効果が表れなければ、システム導入が無駄に終わってしまったことを意味します。例えば、社員の給与を計算する給与ソフトを１００万円で導入し、年間の運営費が５０万円かかるとします。システムを導入することによって、年間１５０万円の費用を上回る効果が出なければ、システムを導入した意味がなくなってしまいます。

必ずしも１年で効果を出す必要はありませんが、損益分岐を超えるタイミングを経営者は把握しておかなければなりません。そのためには、システム化する業務を分析し、システム化によってどれほどの効果があるのかを事前に理解しておきます。導入後、定期的にシステムの効果をチェックできるようにしておく必要があるのです。

業務に合うシステムを導入する

業務の詳細を理解していないままにシステムの導入を決めてしまうと、逆に非効率になってしまうことがあります。現場には経営者が知らないような苦労や工夫があるもので、業務の分析が出来ていないままにシステム導入を決めてしまうと、かえって業務が滞ってしまうことがあるのです。現場業務を「見える化」した上で、システム導入の検討をするようにしましょう。

システムを導入をした後は、現場業務だけではなく、経営指標を「見える化」させることで、会社の立ち位置を把握し、効率の良い経営を行えるようになります。経営者が見えるべき指標は数多くありますが、その中でも安定した経営を行うために、自己資本比率を把握しておくことが重要です。自己資本比率とは、総資産の何%が自己資本でまかなわれているかを示す指標です。下記の記事で自己資本比率について詳しく述べているので、合わせてご参照ください。

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できる社長は押さえている！自己資本比率を把握して経営を安定させる方法

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自己資本比率を意識してみようと思ったあなたに自己資本比率とは一体何なのか？ どういった指標として見ればいいのか？カンタンにまとめてみました。

2. プロジェクトチームを作る

システム導入の際には、誰が舵を取って動くのかを決めておきましょう。システム会社との打ち合わせ日程を決めたり、実務のヒアリング日程を決めたり、システム会社との窓口となる社員を任命します。社員１人だとシステム導入の進捗が見えなくなりますし、偏った要件になってしまうこともあるため、複数メンバーでプロジェクトチームを作ります。関係する部署の若手を任命すると、将来的なスキルアップにもつながります。

また、プロジェクトチームを放置しないようにすることも大切です。定例会議の場で進捗を確認するようにし、現場で起こっている課題についてこまめにヒアリングすることが重要です。プロジェクトチームからの報告によっては、予算を増やさなければならないこともあります。プロジェクトチームと経営者のコミュニケーションがあれば、プロジェクト管理もうまくいき、システム導入の効果を最大化することができます。

3. 機能の深さよりも使いやすさを追求

中小企業では特に、１つ１つの機能のこだわりよりも使いやすさを追求するようにしましょう。インターフェイスの使いやすさがシステムの性能を決めるといっても過言ではありません。中小企業でのシステム導入で失敗する例の中に、機能を深堀しすぎたことで、価格は高くなり、誰も使われない機能がたくさん増えてしまう例があります。

例えば、販売管理の分析帳票をイメージしてみてください。受注の状況や問い合わせ区分をたくさん設けることで、システムには多くのデータが蓄積されていきます。細かいデータを分析することによって、経営者は販売アップにつながると考えるのです。しかし、情報が多いからといって分析の先にある戦略が明確にならなければ、蓄積されたデータは無駄になってしまいます。気づいたら高額な機能を入れたのにも関わらず、利用されることなく放置されていくことがあるのです。

さらに、複雑な機能をシステムに増やすことで、１人あたりのシステムによる拘束時間は増加してしまいます。システムを最大活用するには、システムの使いやすさを最優先とすることが大切であり、本当に使われる機能であるかどうかをイメージすることが重要です。

4. 一度に全てを求めない

機能をシンプルにするのと同様に、一度に全ての機能を求めない事も大切です。中小企業でのシステム導入では、スロースタートの考え方を持つようにしましょう。一度に全てを求めることで、導入までに時間もコストもかかってしまいます。まずは、システムを導入して運用に乗せることが重要です。

使いやすさを追求しておけば、使いにくくて導入後にカスタマイズすることはありません。まずは使ってみて、新たに欲しい機能が出てくれば、その時にカスタマイズを考えましょう。

5. 高ければ良いシステムとは限らない

システムには高価な値段のものが多く存在します。例えば、銀行の基幹システムは何億円もかけて構築しています。大手の企業で利用されているシステムは、その会社からの要望をくみ取って設計されており、全てオリジナルで作成している場合や、大手企業向けのパッケージ商品をカスタマイズして導入している場合もあります。

これらは、その会社に合ったシステムになっており、それだけの費用対効果があることが考えられて作られているのです。必ずしも高いから良いシステムというわけではなく、システムは自分たちにとって合っているかが重要なのです。経営者として、値段に左右されないようにしましょう。

6. クラウドのメリットについて

クラウドの技術が主流になってきた現在は、中小企業にとって安価でシステム導入を検討しやすくなりました。クラウドの場合はライセンス数で価格が決まることが多く、会社の規模に応じて金額の基準が変わります。利用人数によって価格が決まるため、中小企業にはクラウドタイプがぴったりです。

特に、統合型のクラウドシステムであれば、まずは人事系の機能を導入し、次に営業向けのシステムを追加して、と自由が利きやすくなります。スロースタートにも適したシステムと言えるでしょう。ＷＥＢ上でインターフェース（利用する画面）が公開されていれば、使いやすさもイメージしやすいでしょう。

7. おわりに

システム導入前における「考えること」をご紹介してきました。これらの情報を参考にして、貴社のシステム導入が成功につながることを祈っています。