「モバイル化をしなければ」と頭では理解していても、なかなか実行できないという方も多いと思います。それは新しいことをする際に伴う、無知への恐怖が原因となっているのではないでしょうか。
そこで、みなさんが自信を持ってモバイル化を実行できるよう、モバイル化に関する不安要素を解消しようと思います。
1. 社員が管理できない
「上司が仕事ぶりを見ていないと、社員を管理できないのでは？」これは経営者が「モバイル化」や「リモートワーク」と聞いて最初に浮かぶ不安ではないでしょうか？
しかし、Harvard Business Reviewによると、ある会社ではリモートワークをした社員の生産性が平均で13.5％あがったということが調査で分かっています。
したがって、社員が真面目に仕事に取り組み、結果を残すために、直属の上司が常に彼らを見張っている必要はないのです。社員を信頼し、自由な勤務形態で働いてもらうことによって、社員の主体性や自律性が磨かれます。また、今まで部下の監視に時間を割いていたマネージャーも他のことに時間を使うべきです。
従業員を管理する際は、彼らの労働時間で評価を下すのではなく、彼らの目標達成度を計りましょう。それならリモートワークを許しても何の問題もありませんし、より生産性を意識して働くことになります。
2. コミュニケーションが疎かになる
モバイル化の恩恵を受け、オフィスの外でも社員が働けるようになると、オフィスにいる同僚との会議などができず、コミュニケーションが不十分になるという懸念があります。
これは、Webexなどのオンライン会議ツールによって簡単に解消することができます。従来の技術では遠隔で、face to faceの会議を再現することができませんでしたが、現在では画面を共有して同じ物を見たり、お互いの顔を見ながら対話したりすることができるので、より臨場感のある会議がオンラインでできるようになりました。
また、社員が頻繁にリモートワークをするようになったら、必要な時に思いつきで通話をするのではなく、対話の頻度、時間、ツールなどのコミュニケーションの質と量をあらかじめ決めておくと良いでしょう。
社員同士がお互いの仕事の進捗状況を把握したり、お互いの調子や様子を知ることは、成果をあげるためにも、連体感を醸成するためにも重要です。
また、同じ会社で働く以上、同僚が使えそうなノウハウを共有し、引き継ぐべきです。モバイル化によって、知識の共有がシステム化されていれば、社員同士の経験や知識が蓄積され、そこにみんながアクセスできるようにしておくことで、1+1>2という組織として理想的な働き方が可能になります。
3. データのセキュリティが脆弱になる
会社で扱う情報やデータを、外に持ち出すことを危険視する会社は少なくありません。機密情報を扱うことの多い現代のビジネスにおいて、セキュリティは非常に重要な問題です。しかし、必要な対策を講じれば、何も恐れることはありません。
『強いチームはオフィスを捨てる』の著者であるJ. フリード氏とD.H. ハンセン氏は、モバイル化に取り掛かる際、以下の6つのセキュリティのチェックを推奨しています。
１．「ハードディスクは必ず暗号化する」
２．「自動ログインを使わない」
３．「ウェブサイトを見るときは、暗号化通信を使う」
４．「スマートフォンやタブレットにはパスワードをかける」
５．「パスワードは長くて複雑なものにする」
６．「Gmailの２段階認証を利用する」
これらのことは、通信機器でオンラインサービスなどを日常的に利用する人ならすでによく理解していることでしょう。ただし、それを徹底的に行う手間を惜しんで、機密情報を危険に晒している可能性があります。
上記の簡単なステップを習慣にすることによって、いつどこで必要なデータにアクセスしても、不正にアクセスされる心配はありません。
4. 同僚にすぐに質問ができない
同僚に質問したいことがある場合、同じオフィスで働いていれば、すぐに本人に聞くことができます。モバイル化が進み、リモートワークをする社員が出てくると、その場で質問したいことが聞けないというストレスを感じるかもしれません。
そんな時は、それが本当に今すぐに聞かなければならないことか、もう一度考えてみてください。そして、それがやはりすぐに解決すべき緊急の問題であれば、リモートワーク中の同僚に電話で聞くまでです。
もしもそれが、なるべく早く知りたいけれど、今わからなくても良いことであれば、社員で共有するチャットに質問を書き込みましょう。そして、それが今日中にわかればいいことであればEmailで質問するといったように、質問の重要度と緊急度を３段階に分け、電話、チャット、Emailの3つの手段を使い分けることを社内で徹底しましょう。
答える側も自分のタイミングで答えることができ、仕事を邪魔されませんし、聞く側も自然と行動の優先順位をつける習慣が身につきます。
まとめ
モバイル化には、すぐに生産性が向上するという保証はないため、不安が伴います。しかし、「ディズニーランドはいつまでも未完成である。現状維持では、後退するばかりである」というウォルト・ディズニーの言葉にもあるように、何かを改善するためには、何かを変えなければなりません。
モバイル化には、その不安要素を補って余りあるほどのメリットがあります。
また、モバイル化を実行したら、生産性の向上が目に見えるようになるまで、しばらく継続する必要があります。しかし、短期的な不安や労力に負けず、モバイル化がもたらす長期的な効果を見据え、根気よく取り組みましょう。
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