企業にとって「業務効率化」は大きなテーマです。

各業務の効率化が実現すれば、これまでよりも手間やコストが減り、新たな施策に時間を割けます。一方、業務効率化が実現できなければ、変化がないならまだいいものの、業務量が増えた場合には手間やコストがさらに増し、理想的な経営状態からは遠ざかってしまうかもしれません。

そこで考えたいのが、中小企業の業務システムの統合と自動化です。この2つの実現により業務効率化が実現します。とはいっても、「そう簡単にはいかないだろう」と疑問を持つかもしれません。

実は、企業の各業務を一元化管理できる「ERP」に加えて、作業を自動化し手間を減らす「RPA」を組み合わせるだけで、業務効率化が実現できます。今回は「RPA×ERPの使い方が最強」と題して、その理由を解説していきます。

RPAとは？

RPAは、”Robotic Process Automation”の略称です。

事業プロセス自動化技術のひとつで、仮想知的労働者・別名”Digital Labor”とも呼ばれます。

RPAは、作業の自動化するプログラムのこと。例えば、請求書作成の業務がある場合、一連の作業を全て人間が行い、発行する必要があります。この際に、RPAを導入すれば、各プロセスを自動化してくれます。

【RPAで自動化しない場合】

リストの閲覧→リストをもとに集計処理→フォーマットに合わせた請求書の作成→請求書の印刷→押印・郵送

【RPAで自動化した場合】

リストの閲覧→リストをもとに集計処理→フォーマットに合わせた請求書の作成→請求書の印刷→押印・郵送

上記のようにプロセスを自動化すると、事務的な作業は押印や郵送だけです。このほかの事務作業も、積極的に自動化すれば、大幅に業務の効率化が図れます。

RPAを活用するメリットは？

主にRPAには3つのメリットが存在します。

まずは、「定型業務の業務効率化」です。

前述した請求書の作成をはじめ、単純で手間のかかる作業はほぼすべて自動化できます。これにより、担当者の業務時間を短縮し、新たな業務を遂行してもらえます。加えて、RPAは24時間稼働なので、社員が作業できない夜間でも作業が可能です。

続いて、「ミスの防止」です。

RPAで自動化を行っている場合、事務のミスが大幅に削減できます。誤入力やチェック漏れなどの起こりやすいミスを減らすことができるため、ミスの発生に由来する調査や報告書作成などにかける時間が短縮可能な点は、大きなメリットといえるでしょう。

最後は、「コストの削減」です。

業務プロセスをRPAに任せれば、担当者の人件費を削減できます。繁忙期に新たな人員を雇う必要もなくなるので、大幅なコスト削減を実現可能です。

ERPとは？

ERPとは”Enterprise Resource Planning”の略称です。

日本語では、統合基幹業務システムや基幹システムと呼ばれています。

主にERPは、企業の会計・人事・生産・物流・販売といった基幹業務を統合し、業務効率化や情報の一元化を実現するシステムです。

ERPが生まれる前は、企業活動の基幹となる業務をすべて部門ごとに処理していました。しかし、複数の異なるデータベースによる処理は、重複する作業が発生しがちで、一つ間違いがあった際には関連するデータベースを修正するにも時間やコストがかかります。

そこで、ERPを導入すれば、各業務の情報を一元化して、業務の効率化が図れます。また、各業務ごとのデータを連携できるので、手間やコストが大幅に減ります。

ERPを活用するメリットは？

主にERPには3つのメリットが存在します。

まずは、「企業システムの一元化」です。

企業の根幹を支える各業務は、関係がないように見えてつながっています。これらの企業システムを別々に管理していれば、手間やコストがかかります。また、継ぎはぎでシステムを導入すれば、複数の担当者が必要になり、情報漏洩のリスクも上昇します。

そこで、企業システムの一元化を実現すれば、各業務をまたいだ安全性の高い管理ができます。

続いて、「経営状況の見える化」です。

各業務の状況を俯瞰できるようになれば、現在の経営状況がよくわかるようになります。この経営状況の見える化は、ERPを導入する大きなメリットです。

最後は、「情報の整理・選択の簡易化」です。

ERPの導入で、各業務の情報は一元化され整理できます。情報の一元化により、これまでよりも情報の選択が簡易化されるため、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。また、情報の分析により、今までとは違う施策が生み出せるかもしれません。

RPA×ERPで会社を支える基幹システムの自動化を実現

ここまで紹介したRPAとERPを組み合わせると何が起こるのか？

実は、RPA×ERPによって「会社を支える基幹システムの自動化」が可能になります。

ERPによって分散していた業務を一元化、そこにRPAを組み合わせて、業務全体を自動化するプロセスを作成すれば、強力な業務効率化が実現できます。

ただERPは、情報の一元化という意味では優れたシステムですが、入力やチェックなどの各作業は人間が行うことが多いです。そこでRPAを導入すれば、これらの作業が自動化されるので、優れた業務効率化が実現できます。

簡単にRPA×ERPのメリットをまとめてみました。

• 業務の一元化・自動化が実現
• より高度な業務効率化の実現

このように、RPA×ERPを組み合わせるだけで簡単に業務効率化が実現できます。

RPA×ERPの使い方

RPA×ERPを実現するためには、それぞれのシステムが必要です。まず、どんな型式でシステムが提供されているか知っておきましょう。

RPAは、現在サーバーインストール型が主流となっています。高度な自動化プログラムが作成できるサーバーインストール型はERPとの相性がいいです。また、手軽に導入したい方はクラウド型のRPAを導入しましょう。

ERPは自社サーバーにソフトをインストールするオンプレミス型と、インターネット上にソフトがありログインすれば利用できるクラウド型が存在します。

企業に合わせて導入する型式を決めるのが一番ですが、現在ではクラウド型の方が扱いやすいです。初期費用を含めたあらゆるコストが低く、導入する手間もかからないからです。

とにかく手軽さを求めるなら、どちらもクラウド型での導入がおすすめです。

RPA×ERPにおいて、それぞれのシステム選びは重要です。自社にあったものを使えば、それだけ業務効率化が図れます。

クラウド型ERPならALL-IN

RPA×ERPを実現する場合、重要なのがERPの選び方です。

ERPという基盤があって、RPAの自動化が実現できます。ERPには、数多くの種類が存在し、導入する前に吟味する必要があります。そこで、もしこれからERPを導入したいなら、弊社が提供する「ALL-IN（オールイン）」がおすすめです。

ALL-INは、すべての業務がひとつにつながるユーザー発想のクラウド経営システムです。主に、顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなどの業務をカバーしています。

低料金の定額制で機能アップデートも無料で自動対応しているので、手間やコストもかかりません。

ALL-INは、コックピットと呼ばれる各データのホーム画面を中心に利用します。ここで、経営に関するあらゆる情報が閲覧できるため、過去・現在・未来を通じた経営が可能です。

また、RPA×ERPとしてALL-INを使用すれば、各業務プロセスの自動化ができます。あらゆるシステムの自動化を実現して、業務効率化を図りましょう。

まとめ

中小企業の業務システムを統合＆自動化について解説しました。

RPA、そしてERPの特徴を抑えて組み合わせるだけで、業務の効率化が実現できます。企業にとって手間のかかる作業を削減できれば、それだけ今後の経営がスムーズに進められることは明白です。

本記事でRPA×ERPに興味を持った方は、ぜひ組み合わせて業務の効率化を実現してください。