グループウェアを導入している企業の多くは、仕事を進める上でグループウェアが無くてはならない存在になっています。それほどグループウェアは導入効果が出やすく、活用頻度が多く、かつ活用範囲も広いのが特徴です。
しかし、中小企業においては、グループウェアの導入に消極的な企業も少なくありません。ここでは、グループウェアを導入すればどのような課題を改善できるのか？を中心に、グループウェアの特徴とメリットについて解説していきます。
スケジュールの共有ができる
グループウェアの基本的な機能がスケジュール管理です。スケジュール管理は個人だけのものではなく、どちらかというと他の社員から見たスケジュールを共有するところにメリットがあります。
特に、社員が社長のアポイントを取るのは結構大変です。気軽に電話ができるわけでもありませんし、スケジュールの調整にはかなりの時間を使っています。
グループウェアにスケジュールの登録をするルールが統一できれば、効率的なスケジュール調整ができるようになります。「いつだったら都合がつきますか？」という質問に「グループウェアで空いてるとこならどこでもいいよ」と返答してあげるコミュニケーションが理想的なスケジュール調整になります。
経営のビジョンができる
グループウェアがあれば、経営のビジョンを共有することができます。月に一回の会議で話しているから大丈夫、と考える経営者がいるかもしれませんが、受け手側の社員からすれば一度聞くだけでは浸透されにくいものです。
また、ビジョンや戦略にもスピードが重要視される時代です。グループウェアがあれば、月に一回の会議を待たずとも、すぐに発信でき、すぐに実行に移してもらうことができます。
グループウェアで発信した内容は、さかのぼって確認することができます。ビジョンや戦略の振り返りができるため、改善ポイントを見つけやすくなります。
進捗の確認ができる
経営者や上長が指示をした事項について、進捗の確認をすることができます。これまで結果だけを受け取っていた経営者は、推進中の段階からチェックできるようになるのです。
うまくいっていないプロジェクトの進捗状況を確認し、時折アドバイスをして前に進めることになります。一方で、推進している社員は、上長が常に観察していることを知り、安心感と緊張感を得ることになります。
だからといって、報告業務を怠っていいわけではありません。プロセスは継続的に確認を続け、場合によっては報告を促すようにします。
タスクの管理ができる
現場にはどのようなタスクが発生しているのかを確認することができます。経営者が何の情報もないところから現場の細かい状況まで知ることは難しいですが、例えば誰かが「○○さん頑張っていますよ」と助言をしてくれたのであれば、頑張っている社員がどのような活動をしているのかグループウェアを通して承認してあげることができます。
また、グループウェアは自身のタスクを管理する上でも便利です。やるべきタスクと優先順位を他の情報と照らし合わせて管理することができるようになります。
どこでも確認ができる
中小企業では、社員全員に１台のパソコンが割り当てられているわけではありません。そのため、経営者はシステムを利用することにメリットを見いだせず、システム導入に抵抗が生まれやすくなります。
しかし、最近のグループウェアは、タブレットでもスマホでも利用できるようになっています。社員全員にパソコンが割り当てられていなくても、グループウェアの活用には問題ありません。
また、タブレットやスマホを利用するのは、外出が多い社員が移動中に確認する時にも便利です。間接的な時間を業務に使えることによって、時間を有効活用することができるのです。
タブレットやスマホを利用する上で経営者が注意しなければならないのは、プライベートな時間を犠牲にしていないか、という点です。パソコンでしかできない作業は、社内で働いている時間に限られます。
しかし、タブレットやスマホは夜遅くても休みの日でも利用することができてしまいます。社員が無理をして使っていないか、アクセスをしている時間などをチェックしてあげるようにしてください。
コスト削減ができる
グループウェアは、コスト削減にも効果があります。
ペーパーレス化
グループウェアの中には、ワークフロー機能が備わっているものがあります。稟議や経費精算などの申請を紙でする必要がなくなるのです。紙を利用しなくなれば、保管をする必要もありません。
情報はグループウェアのデータベース上に保管されており、いつでも取り出せることができるようになります。
会議・打合せコストの削減
グループウェアには、掲示板機能が備わっています。プロジェクトごとの掲示板を作成すれば、グループウェア上で情報交換ができるようになります。
ちょっとした確認や共有事項が発生する度に開いていた会議や打ち合わせを削減することができるのです。場合によっては、出張をする機会も減る事も考えられます。
グループウェアの導入に向けて
スモールスタートにする
グループウェアは、機能がとても広範囲に渡ります。これまでにご紹介した機能だけでもスケジュール管理やタスク管理、申請関連や掲示板など、企業の核となるシステムになるはずです。
一方で、機能が多いために最初から全てを使いこなすのは容易ではありません。グループウェアを導入する際には、スモールスタートをおすすめします。
最初から標準機能で全ての機能が備わっていたとしても利用する機能は制限し、慣れてきたら徐々に増やしていくようにしてください。
クラウドタイプがおすすめ
中小企業の経営者におすすめしたいのが、クラウドタイプのグループウェアです。オンプレミス型で導入をすると、サーバ費用やソフト費用が高額になってしまいますが、クラウド型であればライセンス数に応じて料金が課金されますので、費用対効果が出やすくなっています。
会社の情報を外に出すことを不安に感じるかもしれませんが、最近のクラウドシステムはセキュリティも万全で、社内のサーバに情報を置いておくよりも信頼度は高いといえます。
おわりに
グループウェアの特徴を解説してきました。経営者から見れば躊躇することもあるでしょうが、まずは使い始めることが大切です。グループウェアをうまく活用し、社内の効率化に役立ててみてください。
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