「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」は企業活動において非常に重要です。社内で情報共有が出来ていないと仕事のチャンスを逃すこともありますし、思わぬトラブルを招くこともあります。社員が効率的に動くためには、社内コミュニケーションを取り、リアルに情報共有をする必要があるのです。そこで今回は、コミュニケーションによって経営効率をアップさせるグループウェアの賢い使い方について解説します。

1. グループウェアとは？

グループウェアとは、スケジュールの管理から勤怠管理、設備予約などができるシステムの事を言います。クラウド環境が整ってきたことにより、中小企業でも容易に取り入れることができるようになりました。スケジュールは自分だけでなく、他人のスケジュールも確認できますし、福数名のスケジュールを登録することもできます。

お客様先に行く日程を登録しておけば、お互いに同じスケジュール帳を眺めていることになるため、漏れることがありませんし、情報共有になるのです。グループウェアは、企業におけるコミュニケーションを円滑にするための仕組みとなっています。

2. グループウェアを使う上で、知っておくと便利な6つの事

スケジュールは必ず登録する

グループウェアを利用開始した際は、スケジュールを必ず登録することをルール付けしましょう。もちろん、経営者もスケジュールの登録をしなければなりません。自分のスケジュールを登録しておけば、他の社員に「自分が今何をしているのか？」を伝えることができるようになります。

例えば、複数名での顧客訪問を考えていることがあるとします。顧客と電話して希望の日程を聞いた際、グループウェアがなければ一度受話器を置かなければなりません。訪問する人のスケジュールを確認し、再度顧客とやり取りをする手間が出てきてしまいます。しかし、グループウェアがあれば電話しながらスケジュールの確認ができて手間を削減できるだけでなく、顧客からは社内でコミュニケーションがしっかり取れていることをアピールできるのです。

もし、グループウェアにスケジュールの登録がされていない場合は、予定があるのに顧客訪問とバッティングしてしまうのです。グループウェアの利用を開始した時には、必ずスケジュールの登録をすることを忘れないようにしてください。自分だけではなく、他人からも利用されるスケジュールであることを忘れてはいけません。

未定の予定があった場合は？

まだ確定ではないけど、もしかしたら予定が入るかもしれないってことがあると思います。その際には、「仮」という文字を使います。「仮）Ａ社への訪問」とグループウェアに登録をしておけば、他の人が勝手にスケジュールを登録することはありません。まだ会議の日程が決まっていないけれども、水曜日か木曜日のどちらかに入る、と分かっている場合には両方の日に「仮」でスケジュール登録をしておきます。

会議の終わり時間が分からない場合には、少し余裕を持ってスケジュール登録をしておくことも重要です。経営者になると、分刻みで予定が入ってきます。少し余裕を持たせたスケジュール管理をしておくことで、空いた時間に雑務をこなすことができるようになり、時間を有効的に活用することができるようになります。

タスクの管理もグループウェアで

あなたのノートパソコンやデスク周りには、たくさんの付箋が貼られていませんか？また、手帳が予定で埋められて何が重要なタスクか見失うことがありませんか？マルチでタスクを管理している人は、１つ１つの重要な案件を忘れないように、グループウェアでタスク管理をするようにしましょう。

さらに、タスク管理をグループウェアで行う事によっって、どれくらいのタスクが残っているのかが一目瞭然で、優先順位も把握できるようになります。やらなければいけないことが漏れることもなく、確実に仕事をこなしていくことができるようになるのです。また、タスクは複数名で管理することもできます。１つのプロジェクトに参加している５名のタスクを登録しておけば、全体の進捗状況を確認することができます。普段から席を空けることが多い人は、タスクの進捗状況をメンバーに聞かなくてもグループウェアを見れば確認をすることができるのです。

会議室の予約もグループウェアで

重要な会議だから、といった理由でグループウェアに登録していない会議を勝手に入れてはいけません。会議室は限られた会社の資源の１つです。会議室を有効的に利用するためには、忘れずに会議室の予約をすることが大切なのです。どうしても緊急の会議を開かなければならない場合は、事前に登録している人に断りを入れるようになります。これまで会議室の管理をしてこなかった企業でも、慣れてくれば効率的に会議を行うことができるようになります。

顧客の情報を共有する

詳しい顧客管理は営業支援ソフトや顧客管理ソフトが適していますが、ちょっとした報告や連絡は、グループウェアを利用するといいでしょう。Ｅメールだと過去の情報を検索するのが大変ですし、時系列で状況を把握するのに時間がかかります。グループウェア内で情報を共有することで、他の人からも同じ顧客状況を知ることができます。

顧客情報を把握することで得られるメリットが最大になるシーンは、外出している時です。ちょっと時間が余ったので、表敬訪問してみようかな、と思ったとします。部下たちのプロジェクト状況を知らないままに訪問するわけにはいかないと思います。外部からグループウェアにアクセスして、現在の状況を把握した状態にしておくことで、更に意味のある顧客訪問になることでしょう。

過去のプロセスを確認する

グループウェアには、過去のメッセージのやり取りやスケジュールの情報が蓄積されていきます。新しいお客様を訪問する際には、過去の事例を頭の引き出しに加えておくことで商談の質がアップします。グループウェアで情報を一元管理することで、毎日いろんなお客様と会っている人でも１人１人に丁寧な対応ができるようになるのです。

3. おわりに

グループウェアには、たくさんの使い方があります。コミュニケーションが円滑になってくると、また新しいアイデアが浮かんでくることでしょう。１つのグループウェアも使い方次第で、経営効率を更にアップすることができるようになるのです。

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