法人営業の一日を追跡！効率化できるポイントはどこ？

2017年10月4日

営業は見込客が増え、売り上げを上げるほど忙しくなります。営業は外回りをして売り込むだけが仕事のように思っている人もいらっしゃいますが、外回りの量に比例して、雑務も増えるのです。その典型例を紹介します。

このページの目次 []

1. まずはネットで見込客作り
2. 顧客への訪問はロスなく
3. 営業がすべきフォローアップ
- 3.1. 注残や売上見込の確認
4. まとめ

まずはネットで見込客作り

営業の仕事は大きく分けると「見込み客作り」「商談」「アフターフォロー」に分けることができます。これらを行う手段として、内勤と外勤を取ることになります。仮に、受注フローと同じ順番に営業の1日を紹介するならば、随所にシステム化した方が良い部分が見えてくるかと思います。

効率化できるポイントを一緒に考えながら、営業の1日を追っていきましょう。まずは「見込み客作り」から解説したいと思います。

自社の顧客に成り得る企業をリスト化

見込客を作るには、どのような方法が最適なのでしょうか？顧客や仕入先から紹介してもらうのが最もホットな顧客だとは思いますが、常に紹介を得られるとは限りません。自力で見込み客を作るためには、売り込むための企業をピックアップするところから始まります。

幸い、現在は大抵の会社がWEBサイトを持っていますので、自分の担当エリアで売り込みを掛けれそうなところを探して行きましょう。ある程度ピックアップしたら、アポイントを取りやすいようにリスト化することをオススメします。このリスト化を行う場合には、システムを利用すると管理がしやすいでしょう。

アポイントの電話をかける

見込客のリストを作ったら、順番にアポイントの電話やメールをして行くと良いでしょう。ただ、手軽に送信できるメールは削除も手軽なので、相手企業の担当者に簡単に削除されてしまう可能性があります。

できることなら電話で購買担当者につないでもらい、アポイントを取ることをおすすめします。この時に自作の表を使用して電話をしても良いのですが、営業管理システムを利用すると、進捗状況を更新しやすいため、ここも効率化できるポイントです。

商談計画を作る

もしもアポイントが取れたら商談計画を作りましょう。アポイントを取る前に、簡単な顧客調査をしているかとは思いますが、実際にアポイントを取れた場合には、顧客の取り扱い商品や取引先、支店情報などを調べておくと、商談時にスムーズとなります。与信管理も頭に入れておくと良いでしょう。

ただ、アポイントの日時設定は適当に行わない配慮が必要です。外回りをする上で効率の良いルート設定をするために、他の顧客との兼ね合いも考えておきましょう。

顧客への訪問はロスなく

実際に顧客へ訪問する場合には、なるべくロスのないルートと時間で行う必要があります。仮に毎日1時間のロスが発生すると、月に20日間の外勤で20時間のロスとなります。1年で見ると240時間のロスとなるため、8時間労働している場合の30日分となってしまいます。

何も考えずに外回りをしていると、実に1カ月半の実働分を無駄にすることになりますので、日々の効率化はとても重要なのです。

アポイントを取った顧客を順次訪問

アポイントを取った顧客を順番に回る場合の理想は、一筆描きで回ることが効率的です。東京の山手線や、大阪の環状線のように、各顧客をぐるっと一周して会社に戻って来れるのが理想的な回り方だといえるでしょう。

このように顧客を回るためには、段取りが命です。段取りの段階でいかにロスのないアポイントを設定できるかにかかっているのです。それを実現するにはタスク管理ができていることが前提となるので、この場合も管理システムを利用することで確実に行うことができるでしょう。

アポのない所も顔を出す

一筆書きで外回りをする場合には、道中に既存顧客が入っていることが多々あります。このような場合、アポイントの時間がきつければスキップして良いですが、もしもアポイントの間に時間がある場合には、せっかくなので顔を出しましょう。

アポイントがなくても、本当に寄り道ついでに顔を出すのであれば、顧客との接触回数の増加につながります。心理学的には単純接触効果という法則があり、接点が多いほど相手に好感を持ちやすいため、可能であれば顔を出すことをおすすめします。

移動中の依頼もしっかりと対処

移動中には顧客からさまざまな電話がかかってくる場合があります。見積もり依頼や質問、納期管理やクレームなど、営業の仕事の事情にかかわらず、待ったなしで掛かってきます。そのような場合には、なるべくリアルタイムに対処できることが望ましいため、内勤担当と連携を取ってすぐに片付けてしまいましょう。

その場合は、社内で連動したシステムがあると、対応がしやすくなります。顧客情報や商品情報を内勤担当が閲覧し、そのまま対処したり、営業経由で対処することが可能ですので、システムの有効活用がおすすめです。

営業がすべきフォローアップ

顧客との商談を終えた後は、見積もり依頼を待つことになります。既に見積もりを提出している顧客や、既存顧客の場合には、発注を待つことになるでしょう。いずれの場合も、新規案件はシステムに情報を蓄積しておくと、2回目以降の発注が効率化できます。

これらを手動で行っていれば、とても手間暇かかりますが、システムで自動化しておけば、営業の雑務は軽減できます。内勤担当を減らすことも可能なので、人件費の面でもメリットがあるでしょう。

注残や売上見込の確認

注残や売上見込など、営業成績に直結する情報もシステム化が便利です。これらは受発注業務と連動できるシステムを利用するとなおさら便利です。今まで手動で行っていた作業や、システムを利用していても、連動していなかった場合には非効率となっていたはずですので、一元化できるシステムを選びましょう。

まとめ

営業の1日を典型的な例として、受注までの流れとして追っていくと、随所に非効率なポイントがあることに気が付くはずです。効率という目で見なければ、営業マンはしっかり働いていると思ってしまいがちですが、実は無意味に苦労している場合もあるのです。その苦労をシステムで効率化すれば、余ったパワーを新たな案件にさいてくれるかと思いますので、オートマチックでできる部分は早めに対処しておきましょう。

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