ビジネスにおいて、業務効率化という言葉は、古今東西さまざまな状況下で永遠のテーマであるかのように使われています。業務効率化を目指すことは当たり前のように思われているがゆえに、業務効率化に取り組んでいる企業は増加しています。

しかし、業務効率化に成功し、生産性を上げることができる企業はその中でも一握りです。業務効率化に失敗する企業は、業務効率化の本質を捉えられていないがゆえに、うまくいかないケースが多いのです。なのでこの記事では業務効率化の本質を述べた上で、その方法について解説いたします。

業務効率化はなぜ必要？

「日本人は優秀だ」という評価を、聞いたことがある人は多いことでしょう。戦後の焼け野原から見事な経済発展を成し遂げた先人と、その功績を受け継いで先進国としての成長を支える現代のビジネスマンは確かに優秀といえるかも知れません。

残業などの長時間労働をすれば頑張っているとみなされ、働き者の象徴であるかのように言われていることは、数々のメディアが報じている通りです。しかし、そこには疑問を感じるべきと思わされる事実があります。長時間労働の日本は、単に生産性が低いために長時間働いているという見方があるのです。

公益財団法人日本生産性本部の「2015年の日本の1人当たり労働生産性」によると、日本の生産性はOECD加盟35カ国の中で22位という低水準であることが分かります。この順位は先進国の中では最下位であるため、日本は生産性が低い国であるといえるのです。

にも関わらず、経済大国として君臨できる理由は、低い生産性を長時間労働によって補っていることが考えられます。しかし、長時間労働が問題となり、国が働き方改革を進める今、低い生産性を長時間労働で補うことが不可能になってきています。そこで、生産性を高めるために白羽の矢が立ったのが業務効率化なのです。

業務効率化を検討する前に考えるべき3つのこと

生産性を上げるために業務効率化を取り組もうとしても、せっかく行った取組が絵に描いた餅に終わってしまうケースは企業現場でよく見られます。その理由は、業務効率化をする前の下地が出来上がっていないからです。

たとえば、業務効率化による空き時間を有効活用しなければ、業務効率化をした意味がありません。業務効率化をする前に検討すべきことを紹介します。

私語を減らす

まずは私語を減らすということからメスを入れてみましょう。私語が多い職場は、雰囲気が緩くなるだけでなく、一生懸命仕事をしている人の足を引っ張ることにもなります。小学生でも分かることですが、大の大人でも実践が難しいことであるため、意外に放置している企業は多いという特徴があります。

特に、会議などで多い業務上の雑談は、あたかも必要な内容と思われがちですが、業務に直接無関係な話であることが多いため、しっかりとした線引きが必要です。

残業を減らす

日本は残業が美徳だと考えられがちで、上司や先輩が残っていると帰りづらい雰囲気の職場がまだまだ残っているようですが、残業は勤務時間内に追われなかった居残りであるという風土を植え付けることが重要です。

残業時間を当てにして業務をしている人が生産性を下げる一因となっているため、残業の撤廃を目指しましょう。会社によっては、勤務時間が終わると自動的に電気が消えるところもあります。つまり、経営者の覚悟が必要な取組だといえるでしょう。

スキルに合った仕事を与える

人には得意不得意がありますので、スキルに合わない仕事を与えていると、非効率となってしまいます。社員のスキルをしっかりと判定して、適材適所を心がけましょう。そのためには、定期的に面接を行うなど、社員とのコミニケーションの時間が必要です。

業務効率化をするために検討すべき2つのこと

では、これらの下地があることを前提に、業務効率化をどのように検討すれば良いのでしょうか？そのためには、「業務効率化の目的を明確にすること」と「システム導入で業務を自動化すること」が効果的です。それぞれ具体的に見て行きましょう。

業務効率化の目的を明確にする

業務効率化を宣言したり、具体的に取り組むだけでは、いずれ元の木阿弥となるでしょう。なぜなら人は目指す所が見えないと、良いプロセスを進みにくいからです。たとえば電車に乗る時は、目的の駅があるから、そこに行くまでの乗り換えや、乗車時間が分かるということを、誰しも日常生活で体感されているかと思います。

業務効率化の目的は、たとえば「具体的な利益額」「残業をなくして社員に自分の時間を取ってもらう」「経費削減による昇級」など、さまざまな設定を検討することができます。しっかりとビジョンを示すと、具体的な手段は後から自然に付いてきますし、社員の自主的な業務効率化にも期待が持てるでしょう。

システム導入で業務を自動化する

より具体的で目に見えて分かりやすい効率化としては、システムを導入して業務を自動化することです。システムを導入すると、今まで社員が行っていた作業を、いとも簡単に効率化できてしまいます。しかも、単純作業に関しては人間が行うよりも圧倒的にコンピューターの方が早いのです。

人間の知恵によって、効果的な使い方を検証すれば、より生産性を高めることは可能なので、システム導入は業務効率化では必須のテーマだと考えましょう。逆に、今までアナログな手法で創造性を高めていた企業は、システム導入に抵抗感を持っているケースがありますが、実はアナログな手法が得意な企業も、創造性がない部分をシステムに任せているケースも見られますので、システムも社員のメンバーだという認識を持っている経営者もいらっしゃいます。

おわりに

日本は先進国の中で、生産性が低い国であるため、長時間労働によってその穴を埋めている状態です。しかし、効率化によって生産性を高めれば、短い時間で多くの利益を得ることができます。社員が自分の時間をしっかりと取れることで、より充実した業務を行ってくれるように、経営者の覚悟が必要だといえるでしょう。

業務効率化を行うためには、社員が自然に一丸となれる目的の設定と、目的までのプロセスに推進力を与えてくれるシステムの導入が不可欠です。生産性の低い国で、効率化に成功すれば、他社との差別化が図れるのは自明の理ではないでしょうか？