給与計算システムを導入すべき3つの理由

2017年5月29日

このページの目次 []

1.
2. 1. はじめに
3. 2. 手間の削減
4. 3.ミスの削減
5. 4. セキュリティの向上
6. 5. おわりに

1. はじめに

従業員を雇っている以上、給与計算は必ず発生する業務です。しかし、従業員が増えたり、働き方が多様化したりすることで、単純な給与計算ではないことが多いでしょう。

給与は従業員の生活を支える重要なものであり、かつ日々仕事に励むためのやる気の源ですので、間違いは禁物です。

このような給与計算業務に効果的なものが「給与計算システム」です。

ここでは「給与計算システム」を導入すべき理由3つをご紹介致します。

2. 手間の削減

上述の通り、従業員に支給される給与は、労働への対価だけでなく、税金や社会保険料を天引きしたり、従業員が立て替えた金額を給与と合わせて支給したり、個人で契約している生命保険料を給与から天引きしたり、また個々人の状況に合わせた手当を支給したりと、非常に複雑な計算の上で、各従業員に支給される給与が決定されます。

労働への対価は同じ従業員であっても、天引きすべき物の有無や手当の金額によって、支給される金額は異なります。つまり、従業員の数だけ給与を計算しなくてはならないのです。

また、立て替え精算などは、毎月発生するとは限らない上、発生したときの金額もその時々で異なるので、同じ従業員であっても、先月と今月では支給される給与額は異なります。

この大変な業務を遂行するためには、「勤怠情報」「人事情報」「経理情報」が給与計算をする人に渡されることが不可欠ですが、この情報を漏れなく、簡単に入手することを「給与計算システム」が手助けしてくれます。

多くの「給与計算システム」では、給与計算に必要な勤怠情報や人事情報、経理情報が自動的に連携され、それらの情報を使って自動的に給与を計算してくれます。

また、給与計算システムでは、計算した給与データをもとに、振込データを自動で作成してくれます。

3.ミスの削減

上述の通り、給与計算システムが導入されていない企業で給与を計算するとなると、様々な情報を集めて、従業員ごとに計算します。

経理部門では従業員単位で締日までの立て替え精算の有無とその立て替え精算額を計算します。人事部門では、勤務時間、残業時間を計算し、出張手当や家族手当、営業手当など、各種手当の計算を行います。また昇給、昇格のタイミングでは基本給のテーブルの書替も発生するでしょう。

給与計算担当者は、これらの経理部門や人事部門が作成した情報を集め、その月の給与を従業員単位で計算します。

その上、税制改正などが行われると、間違いなく税制を解釈し、適切に給与に反映させなくてはなりません。

このように、給与計算システムが導入されていない場合は、毎月、数々の複雑な手作業が発生します。

給与計算を間違えると、その間違えた月の給与を修正し、追加で払ったり、払いすぎた分を戻したりすれば良いという単純な話ではありません。

所得税や住民税の計算をやり直したり、年金保険料や所得税、住民税の算出の基準となる標準報酬月額を修正したりと、厄介な作業が待っています。

前項で申し上げましたように、一般的に、給与計算システムでは給与計算のもととなる情報を自動的に給与計算のインプットデータとして吸い上げるので、手入力が不要になり、誤転記や入力漏れなどが防げます。また、計算ミスも発生しなくなります。

さらに、税制改正へのシステム対応（システムで持っている値の修正等）もベンダーが行ってくれるケースが多く、税解釈を間違えて給与計算を失敗してしまったなどということも起こりにくいでしょう。

このように、ミスの撲滅にも給与計算システムは大きく寄与します。

4. セキュリティの向上

給与情報、および給与計算のもととなる情報は、個人情報、機微情報が盛りだくさんです。その重要な情報の漏洩や紛失は、企業の信用問題に関わってきます。また、漏洩した情報が自社の従業員の情報であっても、賠償が発生する場合もあります。

重要な情報を守るために、給与計算システムが導入されていない企業においても、それらの情報の管理には細心の注意を払い、限られた人にしか閲覧や加工を許可していないことでしょう。

しかし、従業員個々の遵法意識に依存した対策は、悪意を持った行動には太刀打ちできません。

また悪意は全くなく、遵法意識もしっかり持っていたとしても、うっかり情報を紛失（多いのは誤廃棄）してしまうことは残念ながら起こりえます。もちろん「うっかりミス」はミスしてしまった人の責任ではありますが、「うっかりミス」が許されてしまう仕組みを提供している企業側にも責任があります。

給与計算システムのほとんどは、ユーザー権限設定機能が付いています。権限管理をパスワードだけでコントロールするのではなく、生体認証を取り入れているものもあります。さらには、重要な情報（ファイル）へのアクセスがあった際には、そのアクセスが権限を付与された人によるものであっても、管理者や上長にアラートが上がる仕組みを構築することも可能です。

ルールや牽制機能ももちろん大切ですが、情報セキュリティ向上のためにも、間違った行動ができない仕組みを持つ給与計算システムを導入されることをお勧めします。

5. おわりに

世の中には、数多くの給与計算システムが出回っています。安価で手軽に手に入れられるものもあれば、高額であったり、個別に開発するようなシステムもあります。皆さんの企業にとって最適なものを選定して頂ければと思います。

ただし、一点だけ忘れないで頂きたいことがあります。上述の通り、給与計算業務は経理業務や人事業務と密接に関係しています。この密接した業務と給与計算業務で情報を連携できることが給与計算業務の高度化には不可欠です。

システム選定の際は、関連する業務間で情報が連携できるか、しっかり確認の上、選定して頂くことをお勧め致します。

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