経営者にとって時間は一秒たりとも無駄にしたくない貴重なものです。
きっちり管理して最大限効率よく時間を使えたら、もっと仕事が早く終わるのではないか、より良いパフォーマンスができるのではないか、と思いますよね。

そこで今回は改めて時間の使い方を見直すポイントを、６つ紹介します。

1.「マルチタスク型」と「一点集中型」は、どちらが効率的？

よく言われるのは、男性は「一点集中型」、女性は「マルチタスク型」と言われます。
女性は仕事中で頭が仕事モードでも、プライベートの家族の心配をしたり、また一つの仕事だけでなく他の仕事も同時進行で進めることが苦になりません。むしろ複数のことを同時にやる方がバランスが取れて、かえってうまくいくのかもしれません。一つのことに集中していると、集中している分、どうしても視野が狭くなりがちです。さらに
しかし集中力を分散させることで、ミスや見落としを生じてしまうのがデメリットです。

一点集中型は、ここぞという時の集中力のある方にオススメの方法です。決まった期限までに確実に成果を出すためには、

このどちらの方が効率的かは、賛否両論あると思います。有名な経営者でも、「仕事は一つずつ確実にこなすべきだ」と言う人もいれば、「経営者は常にたくさんの付き合いや仕事を抱えているから、複数のことを同時進行で進められる能力が必要だ」と言う人もいます。

要するに、自分に合っている方が最も効率的だと言うことです。

自身のタイプや両方のメリット・デメリットを比較して、自分に最適な方法を改めて考察しましょう。

2.仕事の分担、仕事を任せる

経営者自身がするべき仕事とそうでないものを、徹底して分けられていますか？ここの判断がきっちりできていないと、経営者がやらなくていい仕事もこなしていて、結果的に効率の良い時間の使い方とは言えません。

必ずしも経営者がやるべきでない仕事を、普段から部下に任せておく環境を作っておきましょう。やり方や期限、ポイントを伝えて仕事を任せて、できる限り経営者にしかできない仕事に集中していきましょう。

3.スケジューリングは、「デジタル×アナログ」で

スケジューリングに関するアプリはたくさんの種類があります。デジタルのものだとリマインド機能があったり、入力も書き直しも簡単で、とても便利です。

しかし全ての予定やタスクをデジタルで管理する必要はありません。自分の手で書くことによって、考えがまとまりやすくなります。また何が優先度が高いのか、どの順番でこなせば早くおわるのか等、建設的な計画も立てやすくなります。

デジタルとアナログのいいとこ取りをして、ミスのないスケジューリングをしましょう。

4.時間をかけるべきところは、「事前準備」と「環境整備」

何事もどれだけ準備をできたかで成果が決まると言っても過言ではありません。もしあるタスクに必要以上に時間がかかっていると感じていたら、それは準備不足、あるいは環境整備が不完全といった原因が挙げられます。

例えば体調が芳しくないと、パフォーマンスも落ちますし、ひどい場合は仕事をリスケしなければなりません。そのやりとり自体が無駄ですよね。もし体調管理ができていれば、その労力は必要なかったのです。この場合はそもそもの仕事環境が整っていないことが問題です。

これは普段から使っている仕事道具にも同じことが言えます。古い機器を使っていると、それなりの速さ・質になってしまいます。もちろん自分にとって使いやすいのが一番ですが、最新の状態にアップデートされたアプリを使うように意識したり、反応の悪いパソコンやWI-FIの整備は後回しにしたくないものです。

また、例えば営業して確実に契約を取りたいときは、あらかじめ相手方の情報やニーズを徹底的に調べますよね。事前準備をした分、自信を持って営業に向かえると思います。本番で慌てず余裕を残すためにも、何事にも事前準備をしっかりしたいものです。

5.優先順位の付け方、今「やらない」ことに着目する

優先順位をつけるのは当然ですが、大事なのはその優先順位の付け方です。緊急性の高いもの、締め切りの近いもの、時間のかかるもの・すぐ終わるもの・・・いろんな観点で優先順位はつけられますが、タスクが多くなればなるほど何から手をつけていいのかわからなくなることもあります。その際に大切なのは、何をやるかではなく、何を「やらないか」に着目することです。やるべきことばかりに意識を向けるよりも、今やらなくてもいいものをはじいていくと、自然と今やるべきことが残ります。あれもこれもやらなきゃ、とはやる気持ちを抑えて、観点を変えてやらないことをまずは除くという考え方も持っておくといいでしょう。

6.ゴールを決める・細分化する→達成感を得る

どんな仕事にも締め切りがあります。その締め切りが、その仕事の１つのゴールです。
そのゴールをしっかり守るためには、締め切りまでの予定を細分化して作っていきましょう。締切日から逆算して、余裕をもっていつまでにどこまで終わらせるのか、締め切りという与えられた１つのゴールだけでなく、明日半分やる、明後日全部仕上げる、しあさってには確認もし終えて提出できる形にする、という風に、自分でゴールを複数設定しましょう。

ただ締め切りが何日の何時にある、という認識では、時間に余裕があっても終わらないこともありますし、まして締め切りを伸ばすのは効率のいい仕事の仕方とは言えません。終わらせるべきことは早め早めで、遅くともオンタイムで終わらせていかないと、後手になってしまいます。仕事や締め切りは追われるものではなく、むしろ自分から追うものです。

そしてさらに大切なのは、目標をクリアして達成感を得るまでを、１セットにすることです。人は仕事を終えた時の快感、つまり達成感を感じることがまた次の仕事のモチベーションに繋がります。仕事を終えることが快感だと脳が覚えると、次の仕事もサクサクと進んでいくサイクルができます。

小さな仕事でも仕上がったらTO DOリストにチェックをつけるなど視覚化して、達成感を感じていきましょう。

まとめ

このように時間管理の基本は、どれも学生時代に学んだことかもしれません。部活と勉強の両立、テスト前に複数の教科を同時に勉強すること、遊びに行くために早く宿題や家のことを終わらせること・・・仕事にしても、基本は同じです。時間管理を改めて見直して、より生産性を向上させていきましょう。