属人的にならずに仕事を進める方法を構築することは、経営を安定させるために経営者が取り組まなくてはならない活動です。
この、仕事の属人性を排し、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」を構築することを「経営の仕組み化」と呼びます。
前回の記事では、仕組み化の定義とゴールをご説明しました。
今回は、仕組み化することのメリットをご説明します。
仕組み化をすることであなたの会社の事業が成長し、会社が永続する可能性が高まるということを実感して頂ければと思います。
メリット1 「社員が休んでも業務を続行できる」
属人的な業務があると、その業務を担当していた社員がいない時に業務が回らなくなってしまいます。
前回の記事でもお伝えしたとおり、人間は不安定な生き物。体調が悪くなることもあれば、プライベートでのトラブルのせいで仕事のモチベーションが上がらないこともあります。そんな時、その社員にしかできない属人的な仕事があると、業務に支障が出てしまいます。
普段から仕組み化を行っていれば、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」が社員に共有されているため、どの社員がいつ休んでも業務を続けることができます。
これは、社員が突然辞めてしまった時にも有効です。「あの優秀な社員が辞めたら会社が回らなくなる」という悩みを抱える経営者の方はいらっしゃいませんか？普段から仕組み化に取り組んでいれば、例え優秀な社員が辞めてしまっても、業務への支障を最低限に抑えることができます。
メリット2 「新入社員が成長しやすくなる」
人材育成は特に属人化しやすい分野です。仕組み化に取り組んでいるつもりでも、新人への教育は上司に一任している、という会社は多いのではないでしょうか？
しかしそれでは、指導する担当者によって方法が違ったり、教え忘れていることがあったりと、教育にムラがでてしまいがち。人材育成の属人化によって、新人の今後の伸びにも差が出てしまいます。
社員が効率よく成長できる仕組みを作れば、社員の成長スピードのムラを改善することができます。当然ですが、全社員が成長すれば会社の業績も上がります。
また、「仕組み化」に徹底的に取り組んでいる無印良品では、指導する立場の人向けのマニュアルを作成しています。
「どう教えるか」を明文化したマニュアルを作ることで、教える側の負担も軽減します。指導に苦手意識を抱える上司の負担を軽減し、仕事の生産性やモチベーションを上げることができるのです。
無印良品の「仕組み化」についての記事はこちら
メリット3 「社員のモチベーションが上がる」
「人間のモチベーションは不安定である」ということが、仕組み化を行わなければならない理由でした。逆説的ですが、仕組み化を行うことで、社員のモチベーションを上げることもできます。
例えば、社員が一番気になっている給与と評価の仕組みを整えましょう。給料が不当に低いと感じたり、自分が正しく評価されていないと感じた時に、社員のモチベーションは大きく下がります。
誰からも不平不満が出ない給与体系の仕組み、みんなが納得するような評価基準を作ることはできないかもしれません。しかし、明確な給与体系と評価基準を作ることでは可能です。
これらの仕組みがあれば、社員には余計なエネルギーを使うことなく、業務に取り組めるようになります。
メリット4 「一度作った「仕組み」は会社の財産になる」
仕組みは、一度作り、そして使い勝手が良くなるように定期的に手直しを続けていけば、恒久的な会社の財産になります。少数の優秀な社員に依存する会社はその社員が辞めたら終わりですが、仕組みに社員を張り付ければ、誰でも同じ成果を出せるようになるからです。
その意味では、仕組みとは業務の徹底した標準化、マニュアル化という側面を持っています。
仕組みを構築することは、骨の折れる作業かもしれません、しかし、一度仕組みを作り上げてしまえば、その仕組みは、あなたの会社を永続させる上で必要な財産になるのです。
メリット5 「社長の「暇」な時間ができる」
「部下に仕事を任せられない」「常にトラブルのフォローをしている」「たまった事務作業や資金繰りの計画をするために土日も出勤している」「もう一人自分がいれば・・・と思うことがある」
もしかしたら、以上のような悩みを抱えている経営者の方がいらっしゃるかもしれません。
確かに起業時には、社長は「すべての業務」をやらないといけないことが多いのですが、事業が軌道に乗っても段々仕事がきつくなっているなら、要注意です。
あなたがいなくても業務が回る体制を整えることで、経営者は「未来を創る仕事」に専念できるようになります。３年後も生き残れるような戦略を考える余裕が生まれれば、あなたの会社の永続性は飛躍的に高まります。
終わりに
以上、仕組み化する５つのメリットをご説明しました。 仕組み化が、あなたの会社の成長と永続にとって不可欠な活動であることが、ご理解頂けたかと思います。
「成功する経営者は、水を汲みに行くのが早い。成功し続ける経営者は、井戸を掘るのが早い」 という言葉です。
この言葉は、水を汲みに行くことではなく、井戸という「仕組み」をつくることが「経営者の仕事なのではないか？」という問いかけです。
仮に明日、会社に社長が来ないとしても、急に人が辞めたとしても、変わらない価値を市場に提供し続けられる会社に変革していきましょう。
次の記事では、仕組み化していない会社に起こりがちな問題をご紹介します。
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