経営コラム

はじめてのシステム導入には必須!絶対にやるべき「要件定義」のポイント

初めてシステム導入を行う際、失敗を恐れながら取り組む方が多いです。当たり前の話ですが、現状を顧みず、事前にリサーチしないで導入を行えば、システム導入は失敗に終わります。そこで、「要件定義」を行って、システム導入におけるリスクを回避しましょう。

今回は、要件定義の詳細をはじめ、絶対にやるべきポイントを解説します。初めてのシステム導入に不安を抱いている方は、ぜひ参考にしてください。

要件定義とは

要件定義とは、自社(またはクライアント)にとって必要な機能や仕様をまとめる作業のことです。

システムやソフトウェア開発においては「要件定義書」という形でまとめられます。

要件定義は、一見、要望を形にするだけの簡単な作業に思えますが、実際は難しいものです。特に、システム導入時における失敗の多くは、要件定義をはじめとする事前準備の不足といわれています。

自社に新たなシステムを導入する際、要件定義の知識がなければ頓挫する可能性も高いです。要件定義の正しいポイントを理解して、後悔しないシステム導入を行いましょう。

はじめてのシステム導入に要件定義が必要な理由

要件定義は、現状を「見える化」する意味で効果的です。

自社の状況を理解した上で要件定義を行えば、よりふさわしいシステムが導入できます。

例えば、業務効率化のためにシステムを導入する際、どうしてもメリットに目が行きがちです。ただ、実際に導入してみると、メリット以上にデメリットが目立つことがあります。導入後にこうしたデメリットに気づいてもすでに手遅れといえるでしょう。

この際、予め要件定義を行っておけば、デメリットを最小限に抑えた形で導入できる可能性が高まります。

要件定義のポイント

企業にとってシステム導入は、手間やコストがかかるものです。現在は、クラウド型サービスが増えてきたため、そこまで手間やコストはかかりませんが、長期的な導入となれば訳が違うでしょう。

初めてシステム導入を行う方は、正しく要件定義を理解して、自社に適したシステムを見極めましょう。

正しく要件定義を行う際に重要なのが、要件定義の流れを把握し、ポイントを押さえていくこと。要件定義の各ポイントをしっかりと見える化することで、問題なく要件がまとまります。この際に、適当にこなしてしまうと、後々トラブルに発展しかねません。

これから、絶対にやるべき「要件定義」のポイントを作成の流れとともにお伝えしていきます。

プロジェクトの方針

要件定義を行う上で、欠かせないのがプロジェクト方針の決定です。

ここでは、システム導入におけるスケジュール作成ゴール設定担当者の決定などを行います。

スケジュール作成では、システム導入を行うまでの計画を立てます。導入までの期日を決めておかなければ、いつまで経ってもプロジェクトが進みません。できるだけ、早く導入できるようスケジュールを決めてください。

ゴール設定では、システム導入後にどうなるのか?という点を記載します。現在の業務と比べてどのような変化が起こるのかゴールを記載しておきましょう。

担当者の決定では、誰がプロジェクトを引っ張っていくのかを決定します。担当者不在の状態で行えば、やらなくていい業務が増えてしまい、本来の業務進行に影響を及ぼします。

プロジェクトの方針では、上記のようなことを中心に内容を決めていきましょう。

業務要件の決定(現状把握)

システム導入を進める目的は、現在のシステムで抱える課題を解決することです。

「業務要件の決定」段階では、現状を見える化していきます。現行の業務フローや導入しているシステム要件をまとめてください。ここで、自社の現状を把握できれば、具体的なシステム要件を記載できます。各担当者にヒアリングを行うなどして、現況を洗い出しましょう。

システム要件の決定

最後に要件定義のメインである「システム要件の決定」を行います。現状を踏まえ、どのようなシステムが必要なのか、求める機能を挙げていきましょう。また、機能ごとに導入の目的を加えておくと、第三者からの理解を得やすいです。

システム要件は、「機能要件」と「非機能要件」に分類されます。

機能要件は、前述した通り自社に必要な要件のこと。

非機能要件は、機能面以外に求める要件のこと。

この中でも非機能要件は、システムのセキュリティや保守・運用、性能や効率性に関わる要件なので、機能要件とともにどのような条件を求めているのか記載してください。

要件定義はプロに任せるのが正解

ここまで要件定義について解説してきましたが、まだまだ不安な方も多いでしょう。そもそも、要件定義自体が初めてという方もいると思います。そこで、初めて要件定義を行うなら、プロに任せることをおすすめします。

もし、これからシステム導入における要件定義を行いたいなら、弊社のクラウド経営システム・ALL-INがおすすめです。

ALL-INでは、お得なコンサルティングが受けられる上に、自社に適したシステムをそのまま導入できます。また、サポート体制も万全で安心です。これからシステム導入を考えている方は、ぜひALL-INを検討してみてください。

まとめ

絶対にやるべき要件定義のポイントを解説しました。

初めて自社にシステム導入を行う際には、さまざまな不安にさいなまれます。そんな、不安を解消するためには「要件定義」の作成が欠かせません。本記事で解説したポイントを抑えて、自社に適したシステムを導入しましょう。

また、どうしても不安な方は、弊社のALL-INの利用を検討してください。コンサルティングからシステム導入まで、すべて一括で行っているので、心強い味方になってくれますよ。

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