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失敗しないためのシステム導入のポイントを徹底解説!

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会社の利益を上げようと、満を持してシステムを導入したものの、結局使いが手が悪かったり、使いこなせる人がいなくて、無用の長物に終わることは多々あります。そこで、システム導入のポイントを紹介します。

準備段階でのシステム導入ポイント

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システム導入は、システムを選定する前の段階から、しっかりと準備をしておく必要があります。その準備を怠ると、無駄なシステムを選定してしまう確率が上がってしまう恐れがあります。

まずは、準備段階でのシステム導入ポイントとして、「システム導入の目的を明確にする」「予算をしっかりと算定する」「末端業務のヒアリングを入念に行う」の3つについて紹介します。

システム導入の目的を明確にする

システム導入の準備段階としては、システム導入の目的を決めることが先決です。システムを導入することによって、どのような効果を期待しているのかは、業種や職種によって異なります。

何も考えず、漠然とシステム導入をしてしまうと、結局何のために導入したのか分からなくなります。システム導入はあくまでも手段であって目的ではありませんので、しっかりと目的を明確にしましょう。

予算をしっかりと算定する

どれだけ素晴らしいシステムを導入して、自社内の作業が効率化できたり、売上アップにつながったとしても、予算をかけすぎたシステムでは意味がありません。また、無理な予算を組んでしまってキャッシュフローが厳しくなっても本末転倒です。

システム導入をする場合には、無理のない範囲で出せる予算の中で、最大限の効果を発揮するものを選定する必要があります。

末端業務のヒアリングを入念に行う

システム導入は、経営者が独自に取り入れたり、担当者に丸投げするなど、なおざりな方法で導入するケースが多いようです。しかし、現場のニーズを反映しないままシステム導入を行ったとしても、使い勝手が良いものを導入できる見込みは薄いでしょう。

必ず、現場にヒアリングした上で、最適なシステムを選定する必要があります。現場へのヒアリングは、入念に行いましょう。

選定段階でのシステム導入ポイント

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システムを具体的に選定する段階に入った場合にも、配慮すべきポイントはいくつかあります。せっかく目的を決め、予算組をして、現場のニーズを確認したとしても、選定で失敗しては導入の意味が半減してしまいます。

ここでは、選定段階でのシステム導入ポイントとして「担当者を選定する」「システム導入で何を改善したいかを明確にする」「妥協せず自社に合ったシステムを選定する」の3つを紹介します。

担当者を選定する

システム導入時には、担当者を選定しましょう。システムは選ぶ時だけでなく、選んだ後もフォローアップしなければなりません。システム会社とのやり取りや、現場からの操作方法の質問など、やらなければならないことは多いのです。

経営者がシステム選定をしても良いのですが、できるだけ対応を一元化できるように、担当者を設置しておいた方が無難です。経営者の人件費は高いということを認識しておきましょう。

システム導入で何を改善したいかを明確にする

システム導入によって、業務改善したいポイントはまとめておく必要があります。目的に即して改善点を具体的にあげておくと、それに即したシステムが見つかりやすくなるでしょう。

ただし、漫然と改善ポイントを羅列するだけでは、キリがありませんので、できれば優先順位を決めると良いかと思います。現場で多い意見順や、費用対効果が高い順など、システム導入の意義が分かるタイミングでもあります。

妥協せず自社に合ったシステムを選定する

システム導入の選定をしていると、場合によっては途中で妥協してしまうこともあります。選定に時間がかかったり、現場のニーズと経営者の思いがバラバラな場合などは、つい「とりあえずこのシステムで良いか」となりがちなのです。

しかし、システムは一度導入してしまうと、そう簡単に変更することができませんので、納得がいくまで入念に検討する必要があります。

導入後に考えるべきこと

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無事にシステム導入が終わったとしても、考えなければならないことはあります。それは、「費用対効果を検証すること」「社員が使いこなせているかをチェックすること」「改善点がないか洗い出すこと」です。これらを怠らずに運用をすることで、より効果的なシステムの活用が実現するでしょう。

費用対効果を検証する

システム導入をした場合には、必ず費用対効果を検証しましょう。システム導入をすると、それで満足している経営者が多くいらっしゃいますが、本当に効果が出ているのかが重要なのです。

効果が出ていなければ、使い方が悪いのか、システム自体が悪いのかを検証し、改善することを考えなければなりません。

社員が使いこなせているかをチェックする

社員が使いこなせているかは、システム導入後の最重要課題です。導入前よりも業務効率が落ちている場合には、入念な教育によって慣れてもらう必要がありますし、どうしても使いこなせない社員がいる場合には、適材適所への配置換えも検討しなくてはなりません。システム利用における社員の習熟度はしっかりと確認しておきましょう。

改善点がないか洗い出す

その他の改善点も確認しておきましょう。システム以外のアナログ手法との連携がうまく行っていないケースもありますので、アナログの仕組み改善で、システムがより効果的となる場合もあります。業務の一連の流れにおいて、システムの役割をしっかりとチェックすると、改善点も浮き彫りとなります。

まとめ

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システム導入のポイントは、準備段階から選定時、導入後と、ストーリー性を持って検証することが大切です。せっかくお金をかけて導入するのですから、最大の効果を発揮するように、しっかりと選定する必要があります。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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