省力化

仕事の効率化！社員に見せたい実践的アイデア集

2017年9月5日

仕事の効率化をするには、抽象的な指示だけでななく、具体的な指示をする必要があります。また、社員の自主性に任せることで仕事の効率化を実現できるケースもありますが、習慣化する前に元に戻ることも多いため、誰でもできる実践的なアイデアが必要です。

この記事では、仕事の効率化を行うメリットや実践的なアイデアを紹介した上で、経営者が考えるべきことについて解説します。

このページの目次 []

1. 仕事の効率化をするメリット
2. 仕事の効率化をするためのアイデア集
3. 経営者が考えるべき効率化
- 3.1. 使いやすいシステムを導入する
4. まとめ

仕事の効率化をするメリット

「仕事の効率化をすると、さまざまなメリットを得ることができる」ということは、大半の経営者や社員が理解していることだと思います。しかし、大半の人が理解しているにも関わらず、実際に効率化を図れている会社は驚くほど少ないようです。

効率化を実現させることがメリットになるという漠然とした意識ではなく、具体的な恩恵を知った上で、手軽に実践できるアイデアがあれば、徐々に効率化を図ることができるでしょう。まずはそのメリットについて紹介します。

時間のゆとりができる

仕事の効率化が進むと、その分だけ時間に余裕ができます。単純な話として、今まで9時間かかってやっていた仕事を、7時間で済ませることができるようになった場合にはどのような効果があるでしょうか？毎日1時間残業をしていたのに、効率化を図れてからは終業まで1時間のゆとりができることになります。

空いた時間で新たな取り組みができる

ゆとりができた時間を利用して、新たな取り組みを始めたり、他の人のサポートに回ると、会社全体としての利益向上につながるでしょう。仕事の効率化の王道パターンは、効率化をして新たな取り組みをし、また効率化をして新たな取り組みをするという繰り返しです。

それでも飽和状態になった場合に人を雇うというサイクルができると、効果的に収益を増やしながら、無駄のない人材配置ができるでしょう。

他の人に波及する場合がある

効率化がうまく行っている人がいると、周りに波及する可能性もあります。「あの人は成績を上げているのに定時に帰っている」「仕事量が多いはずなのに常に余裕を持っている」というふうに見られると、自分も効率化を図ろうと考える人が出てくるものです。

少しづつそのような善の波及効果が見られると、仕事の効率化をすることが当たり前化します。そこまで行ければしめたものでしょう。

仕事の効率化をするためのアイデア集

仕事を効率化する方法にはどのようなものがあるのでしょうか？仕事の効率化をする上で、実践しやすいアイデアをまとめました。ぜひ取り組みやすそうなものから試してみてください。

午前中にクリエイティブな仕事をする

午前中にクリエイティブな仕事をすることはとてもオススメです。脳科学的には、人間の脳は睡眠中に整理整頓されますので、起きてから2時間～3時間は最も脳がリフレッシュしている時間帯です。この時間に単純作業をしてはもったいないので、困難な仕事やクリエイティブな仕事がオススメです。

タスクチェックで迷わずに仕事をする

事前にすべき仕事をまとめておき、順番にこなして行くことも効率化しやすい方法です。あらかじめ段取りを設定しておけば、次にする仕事をどれにするか迷わずに済みます。また、やり残しや忘れてしまうケアレスミスを防ぐこともできますので、メモ帳などに書いて、レ点チェックなどをしながら仕事を進めると良いでしょう。

リマインダーを効果的に利用する

リマインダー機能があるスマホアプリを利用すると、自分の指定した時間に指定した文言を表示することが可能です。リマインダー機能を利用して、忘れてはならない仕事をあらかじめ設定しておくと良いでしょう。資料の提出日や顧客への訪問日、上司との約束の日など、重要なものを必要な時に表示するようにしておきましょう。

整頓を徹底する

整理整頓は効率化する上での基本となりますが、整理よりも整頓が重要です。仮に机の上や机の中が散らかっているように見えたとしても、本人がどこに何があるのかを把握していれば、すぐに必要なものを取り出すことが可能です。自分にとって最も機能的となるように整頓をしておきましょう。

嫌なことを先に終わらす

嫌な仕事から先に終わらせることも効率化として重要な方法です。顧客へのお詫びの電話や、無理やり頼まれた仕事、手間がかかって面倒な仕事など、できれば避けたい仕事ってありますよね？でもそのような仕事を後回しにしてしまうと、嫌なことを頭に残したまま仕事をしなければならなくなります。

その結果、パフォーマンスは下がりますので、早めに終わらして嫌なことがない状態で気持ちよく仕事をしましょう。

経営者が考えるべき効率化

ここまで仕事の効率化をするアイデアを紹介しましたが、経営者がいくら言っても浸透しないケースも多いかと思います。本人も効率化を図ろうとやる気になるものの、結局習慣化しないため、しつこく経営者からいわれたところで「分かってはいるけど続かない」というケースが多いのです。そこで、機械的に効率化する方法を紹介します。

使いやすいシステムを導入する

アイデアの実践は続けてもらいながら、経営者がすべきことは使いやすいシステムの導入です。複雑なシステムや、分かりにくいシステムの場合は、いくら高機能だったとしても宝の持ち腐れで終わるケースが多いので、画面の見やすさや操作性の良さを重視しつつも、しっかりと業務をフォローアップしてくれるシステムがオススメです。経営者が1人で選ぶのではなく、現場の声を聞きながら最良のシステムを導入すると良いでしょう。

また、システムは各部署ごとにニーズが異なります。それぞれの担当者と一緒に選びつつ、できれば各部署のニーズを連動することができるシステムが良いかと思います。うまく行けば、システムを導入しただけで大きく効率化できる場合もありますので、ぜひ真剣に考えてみましょう。

まとめ

仕事の効率化は、アイデア次第で手軽に実践できます。効率化した時間を長い目で考えると、とても大きな時間となるはずですので、真剣に取り組む必要があります。ただし、どれだけ指示をしても浸透しなかったり、継続しない場合もあります。その場合を想定し、同時進行でシステム導入の検討もオススメです。システム導入によって、必然的に効率化が図れますし、経営者の本気度を社員に理解してもらうこともできるかも知れませんので、ぜひ検討してみましょう。

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